Microsoft OfficeのWordやExcelなどのファイルをPDFに変換したくなることがあると思いますが、PDFを扱うためのソフトウェアはとても高価です。しかし、WordやExcelなどから『変換』をするだけであればフリーソフトが存在するので便利です。
PDFとは？
Portable Document Formatの略で 表示する環境に左右されずにほぼ同様の状態で文章などを閲覧する ための形式です。簡単に言えば、WindowsやMacで同じ文書を同じように表示するためのファイルです。
また、Microsoft OfficeのWordで作成されたファイルはWordを持っていない人は開くことができないなど、特定のソフトに依存するファイルの場合はPDFに変換するとソフトウェアを持っていない人も開くことができるようになります。
ピンとこないかもしれませんが、WindowsとMacのように環境が違うと同じファイルでも同じように閲覧できないことが多々あります。
PDF形式に変換するソフトウェア
PDFに変換するソフトウェアは様々なものがありますが、日本で開発された以下のソフトウェア『CubePDF』が日本語で扱いやすいでしょう。
インストール
- ダウンロードしたファイルを実行し 次へ をクリックします。
- 使用許諾契約書より内容を確認して問題が無ければ 同意する にチェックをしてから 次へ をクリックします。
- インストール先やプログラムグループの指定ができますが、よくわからなければデフォルトのまま 次へ をクリックします。
- キューブサーチの設定は好みの応じて設定します。
- CubeToolbarのインストールは必要であれば『利用許諾に同意してインストールする』にチェックしてから 次へ をクリックします。
- インストール をクリックします。
- しばらくすればインストールは完了します。
CubePDFのインストールは以上です。
使い方
CubePDFはプリンタ（仮想）として動作するので、通常のプリンタと同様の操作でプリントすればPDFに変換してくれます。
そのままPDFに変換する方法
- 印刷ダイアログを表示します（WordやExcelであればCtrl+Pでも表示できます）
- プリンターの一覧から CubePDF を選択し OK もしくは 印刷 などをクリックします。
- PDF変換に関するダイアログが表示されるので 出力ファイル で出力先を指定し 変換 をクリックします。
- 指定の場所に変換後のPDFファイルが保存されます。
そのままPDFに変換するやり方は以上です。
複数ページを1ページに集約する方法
印刷時の紙やインクの節約のために2ページや4ページなど複数ページ分を1ページにまとめてPDF化することもできます。
- 印刷ダイアログを表示しプリンターの一覧から「CubePDF」を選択したら プロパティ をクリックします。
- プロパティより シートごとのページ数 を 2~16（2ページを1枚にするなら2、4ページを1枚にするなら4） の間で選択し OK をクリックします。
- 印刷を開始します。
- 印刷を開始するとPDF変換に関するダイアログが表示されるので 出力ファイル で出力先を指定し 変換 をクリックします。
- 指定の場所に変換後のPDFファイルが保存されます。
複数ページを1ページに集約するやり方は以上です。
まとめ
PDFは自分以外の人に文書ファイルを送りたい場合などに非常に便利な形式です。編集には専用のソフトが必要になるので誤操作による文書の変更なども起きにくいので保存のための形式としても使えます。
